Yritysasiakasrekisterin tietosuojaseloste

Version laatimispäivä 25.8.2015

1.    Henkilötietorekisterin pitäjä

Tikkurila Oyj (myöhemmin Tikkurila)
Y-tunnus 0197067-4
Kuninkaalantie 1, 01300 Vantaa
Puh.:     +358 20 191 2000
Sähköposti:     info.fi@tikkurila.com

2.    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Nimi:     Olli Ruhanen
Puh.:    +358 20 191 2000
Sähköposti:    olli.ruhanen@tikkurila.com

3.    Henkilötietojen käsittelyn menettelytavat Tikkurilassa

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja menettelytapoja sovelletaan toimiin, joilla Tikkurila kerää tietoa asiakkaista ja käyttäjistä (tietojen keruu ja käyttö). Menettelytapoja sovelletaan myös Tikkurilan tuotteiden ja palvelujen sekä Tikkurilan verkkosivustojen käytön yhteydessä Tikkurilalle luovutettaviin henkilötietoihin.

4.    Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?

Tikkurila käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

•    Asiakassuhteen hallinta ja analysointi
Tikkurila saattaa käyttää henkilötietojasi edustamasi yrityksen kanssa muodostetun asiakassuhteen hallintaan, analysointiin ja parantamiseen.

•    Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen
Tikkurila saattaa käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palvelujen tarjoamiseksi, mikäli edustamasi yritys on esimerkiksi ostanut tuotteen meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut koulutuksiimme tai muihin tapahtumiin. Henkilötietoja käytetään Tikkurilan ja yritysasiakkaan väliseen sopimukseen tai muun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

•    Asiakasviestintä
Tikkurila saattaa käyttää henkilötietojasi asiakasviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen yritysasiakkaalle tärkeitä varoituksia ja muita palveluihin (kuten koulutuksiin) liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen yritysasiakasta palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen yritysasiakkaalta palautetta tuotteista ja palveluista.

•    Asiakasmarkkinointi
Tikkurila saattaa ottaa sinuun yhteyttä kertoakseen mahdollisista uusista tuotteista, palveluista tai tarjouksista. Tikkurila voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja yritysasiakkaalle relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa.

•    Palvelujen hallinta ja kehittäminen
Tikkurila voi käyttää käyttäjän henkilötietoja oman liiketoimintansa hallintaan ja kehittämiseen.

5.    Mitä tietoja keräämme?

Tikkurilan keräämät henkilötiedot saattavat sisältää muun muassa seuraavantyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

5.1    Perustiedot kaikista rekisteröidyistä
•    etu- ja sukunimi
•    yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot)
•    sukupuoli
•    palvelukieli
•    titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Tikkurilan asiakassuhteeseen liittyvissä työtehtävissä
•    Tikkurilan asiakassuhteeseen liittyvän yrityksen, jossa käyttäjä työskentelee tällä hetkellä tai on työskennellyt aikaisemmin, nimi ja tiedot
•    asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa
•    asiakkaalle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö
•    asiakkaan ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot
•    suoramarkkinointivalinnat
•    Tikkurilan digitaalisten palvelujen sekä käyttäjälle luodun digitaalisen sisällön käyttöä koskevat tiedot
•    Tikkurilan käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät tekniset tiedot sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot
•    asiakaspalvelupuhelujen nauhoitteet sekä sähköpostit ja verkkokeskustelut.

5.2    Tikkurilan tuotteita tai palveluja ostaneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot
•    palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet.

5.3    Tikkurilan koulutuksiin ja muihin tapahtumiin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot
•    olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta
•    ruokavaliota koskevat tiedot (arkaluonteisia tietoja, jotka käyttäjä on antanut vapaaehtoisesti).

5.4    Tikkurilan yritysverkkokaupan asiakkaiden tiedot
•    käyttäjänimi
•    asiakasnumero
•    toiminta verkkokaupassa sisäänkirjautumisen jälkeen.

6.    Kuinka keräämme henkilötietoja?


Suurin osa tiedoista saadaan yritysasiakassuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.

Tikkurila saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen päivityspalveluja, julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä.

7.    Kuinka jaamme henkilötietoja?


Tikkurila ei myy, vuokraa tai muuten paljasta henkilötietojasi maailmanlaajuisen Tikkurila-konsernin ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Tikkurila saattaa jakaa henkilötietojasi Tikkurilalle palveluja suorittavien valtuutettujen kolmansien osapuolten kanssa tässä tietosuojaselosteessa määriteltyyn tarkoitukseen ja sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, markkinointi ja erilaiset kampanjat. Tikkurila saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille. Tikkurila suhtautuu vakavasti henkilötietojesi suojaamiseen, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tikkurila saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin periaatteessa vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Tikkurilan tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa. Tikkurila jakaa kolmansien osapuolten kanssa vain ehdottomasti välttämättömät henkilötiedot.

Tikkurila saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai muun riittävät valtuudet omaavan virallisen elimen voimassaolevasta määräyksestä.

Tikkurila saattaa jakaa henkilötietojasi fuusion, yritysoston ja yrityksen omaisuuden myynnin yhteydessä tai palvelun siirtyessä toiselle palveluntarjoajalle. Näin voi olla myös kylläkin epätodennäköisen maksukyvyttömyyden, konkurssin tai selvitystilan yhteydessä, jossa käyttäjän henkilötiedot siirretään toiselle osapuolelle osana menettelyä.

8.    Henkilötietojen luovutus Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tikkurila saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Tikkurila saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen. Näissä tapauksissa Tikkurila varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.

9.    Kuinka pitkään käsittelemme henkilötietoja?

Tikkurila voi käsitellä henkilötietorekisterissä olevia henkilötietoja yritysasiakkaan ja Tikkurilan välisen asiakassuhteen tai vastaavan suhteen keston ajan sekä kohtuullisen aikaa suhteen päättymisen jälkeen. Tikkurila voi käsitellä henkilötietojasi verotuksellisiin ja lakisääteisiin tarkoituksiin niin kauan kuin se on tarpeen.

Edellä mainitun käsittelyajan umpeuduttua Tikkurila voi käsitellä joitain suoramarkkinointirekisterissä olevia henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10.    Tietosuojaperiaatteet

Tikkurila varmistaa kerättyjen tietojen tietosuojan sähköisin ja hallinnollisin suojatoimin.

Vain Tikkurilan tai Tikkurilan nimissä tai Tikkurilan puolesta toimivien organisaatioiden nimeämällä henkilökunnalla on oikeus käyttää henkilötietorekisteriä. Kaikilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä käyttöoikeus. Henkilöillä on eritasoisia käyttöoikeuksia sen mukaan, mitä tietoja heidän on työnkuvauksensa mukaan käsiteltävä. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa sitä Tikkurilan ulkopuolisilta hyökkäyksiltä.

Kaikki Tikkurilan ja sen alihankkijoiden työntekijät ovat velvollisia käsittelemään työssään näkemiään henkilötietoja luottamuksellisesti.

Henkilötietojasi sisältävät manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat on suojattu luvattomalta pääsyltä.

11.    Oikeutesi nähdä tiedot, korjata niitä ja kieltää niiden käyttö

Sinulla on oikeus nähdä Tikkurilan henkilötietorekisterin sinua koskevat tiedot. Pyyntö nähdä tiedot osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle, ja se on allekirjoitettava. Pyyntö nähdä tiedot voidaan myös esittää rekisterinpitäjän pääkonttorissa osoitteessa Kuninkaalantie 1, 01300 Vantaa yhdessä henkilötodistuksen kanssa.

Sinulla on oikeus kieltää Tikkurilaa käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin, etämyyntiin ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin sekä oikeus vaatia korjaamaan virheelliset tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12.    Sovellettavan lain valinta ja oikeus esittää kantelu valvontaviranomaiselle ja valvontaviranomaisen yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä.

Jos epäilet tietosuojalainsäädännön rikkomusta, eikä asiaa saada selvitettyä sinun ja Tikkurilan välisissä neuvotteluissa, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

13.    Tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset

Tikkurila voi ajoittain muuttaa kyseistä tietosuojaselostetta sekä muuttaa tai perua eri palvelujen käyttöoikeuden milloin tahansa ilman ennakkoilmoitusta. Jos tietosuojaselostetta muutetaan merkittävästi tai päinvastaiseen suuntaan, Tikkurila julkaisee kotisivuillaan 30 päivää näkyvän ilmoituksen muutoksesta. Tikkurila suosittelee lukemaan tietosuojaselosteen aika ajoin mahdollisten muutosten varalta.